Digitalização de documentos
Apresentação do Negócio
Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a informação como um bem valioso para melhoria do desempenho organizacional, por meio da implantação de processos sistematizados de gestão da informação.
A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e conseqüentemente a geração de conhecimento.
Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável.
Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu manuseio.
A necessidade de utilização de processos sistematizados para gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio de computadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.
Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao encontro dessa necessidade por intermédio da digitalização de documentos.
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.
A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.
A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.
Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.
A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:
- Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
- Busca a informação (sistema de indexação);
- Segurança, inviolabilidade dos dados;
- Preservação e durabilidade do acervo;
- Transparência das informações.
Estudos revelam que somente nos Estados Unidos são criados cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de aproximadamente 650 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos.
Os custos para armazenar de forma segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação são enormes. Estima-se que um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando um documento.
Por outro lado, as tecnologias que permitem digitalizar, armazenar e gerenciar documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais acessíveis nos últimos anos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação, isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Já um arquivo físico de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil documentos).
Diante deste cenário, muitos profissionais da área acreditam que o mercado para empresas de digitalização de documentos é promissor. De acordo com a 13ª Pesquisa Nacional realizada pelo CENADEM, 16,6% das empresas pretendem ter sistemas de GED; 22,1% têm sistemas em uso; 27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm sistema terceirizado. Esses números revelam que, no total, 55,4% de alguma forma preocupam-se ou têm sistemas em uso.
São considerados clientes em potencial: grandes empresas, bancos, seguradoras, construção civil, sindicatos, indústrias, empresas de telecomunicações, bibliotecas, instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas, administradoras de planos de saúde, empresas de consórcios, fundações, instituições de ensino, contabilidade, escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre outros.
Fonte:
http://www.sebrae.com.br/
Procure o Sebrae mais próximo para maiores informações. O Sebrae é o ponto de apoio para micro e pequenos empreendedores.
A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e conseqüentemente a geração de conhecimento.
Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável.
Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu manuseio.
A necessidade de utilização de processos sistematizados para gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio de computadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.
Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao encontro dessa necessidade por intermédio da digitalização de documentos.
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.
A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.
A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.
Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.
A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:
- Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
- Busca a informação (sistema de indexação);
- Segurança, inviolabilidade dos dados;
- Preservação e durabilidade do acervo;
- Transparência das informações.
Digitalização de documentos
Mercado
Segundo o CENADEM – Centro Nacional da Gestão da Informação a humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5000 anos anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Em 2007, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.Estudos revelam que somente nos Estados Unidos são criados cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de aproximadamente 650 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos.
Os custos para armazenar de forma segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação são enormes. Estima-se que um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando um documento.
Por outro lado, as tecnologias que permitem digitalizar, armazenar e gerenciar documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais acessíveis nos últimos anos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação, isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Já um arquivo físico de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil documentos).
Diante deste cenário, muitos profissionais da área acreditam que o mercado para empresas de digitalização de documentos é promissor. De acordo com a 13ª Pesquisa Nacional realizada pelo CENADEM, 16,6% das empresas pretendem ter sistemas de GED; 22,1% têm sistemas em uso; 27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm sistema terceirizado. Esses números revelam que, no total, 55,4% de alguma forma preocupam-se ou têm sistemas em uso.
São considerados clientes em potencial: grandes empresas, bancos, seguradoras, construção civil, sindicatos, indústrias, empresas de telecomunicações, bibliotecas, instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas, administradoras de planos de saúde, empresas de consórcios, fundações, instituições de ensino, contabilidade, escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre outros.
Fonte:
http://www.sebrae.com.br/
Procure o Sebrae mais próximo para maiores informações. O Sebrae é o ponto de apoio para micro e pequenos empreendedores.
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