Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Apresentação do Negócio

Foi-se o tempo em que, para organizar uma festa, bastava deixar algumas músicas tocando em um CD-player. O mercado de eventos cresceu vertiginosamente, abrindo espaço para diversos segmentos de prestadores de serviços, tais como buffet, entretenimento, decoração, aluguel de mesas, fotografia, filmagem, manobrista, convites, aluguel de trajes, transporte, etc. Dentre todos estes serviços, destaca-se a locação de equipamentos para eventos.
O avanço da tecnologia, o elevado nível de atualização técnica e o custo proibitivo dos materiais de som e vídeo para eventos intimidam a aquisição própria dos equipamentos pelas empresas organizadoras de eventos. Portanto, para se ter um evento de alto nível, obrigatoriamente deve-se prever na planilha de custos da festa o serviço de locação de equipamentos. Cada vez mais tal serviço é requisitado em casamentos, festas de aniversário, festas infantis, formaturas, eventos corporativos e inaugurações.
Apesar de ser um negócio atraente, a sua viabilidade empresarial depende, fundamentalmente, do planejamento financeiro do empreendedor. Como os equipamentos que são adquiridos e disponibilizados para locação exigem pesados investimentos, uma compra equivocada pode acarretar grandes prejuízos. O empreendedor precisa estar seguro sobre o payback e a taxa interna de retorno de cada aquisição, além de planejar minuciosamente a renovação do estoque. Variações cambiais e taxas de juros de financiamentos também impactam na saúde financeira da empresa.
Neste negócio, um final de semana em que o equipamento não seja alugado corresponde a uma perda de faturamento que não mais poderá ser recuperada. Deve-se ficar atento à sazonalidade do mercado de eventos e buscar alternativas criativas de receita os períodos de baixo movimento.
A atualização tecnológica sobre as principais tendências do mercado é imprescindível para o sucesso do negócio. O empresário deste setor precisa conhecer muito bem, tecnicamente, os equipamentos de imagem e som para poder treinar e supervisionar os operadores. Empregados mal capacitados podem danificar equipamentos.
Embora o mercado de locação de equipamentos para eventos esteja ligado a momentos de festa e celebração, o trabalho a ser desempenhado exige dedicação, capacidade de organização e fineza no atendimento aos clientes.

Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Mercado

O mercado de eventos no Brasil encontra-se em notório crescimento. Cada vez mais as instituições públicas e privadas reconhecem a importância da realização de eventos para divulgar uma marca, estreitar relacionamento com clientes, valorizar funcionários e celebrar resultados e parceiras estratégicas. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Eventos (Abeoc), o mercado vem apresentado taxas anuais de expansão de 10%.
Já a fabulosa indústria do casamento movimenta a cifra astronômica de R$ 3,7 bilhões por ano, com um custo médio de R$ 35 mil por cerimônia. Surpreendentemente, os meses de maior movimento são abril e setembro. Maio, o chamado mês das noivas, já não corresponde mais à preferência nacional.
As comemorações de fim de ano deram um novo impulso ao mercado de locação de equipamentos para eventos. Os meses de novembro e dezembro são os preferidos para o agendamento de eventos corporativos e celebrações de empresas. Além disso, ao longo do ano, ocorrem os seminários, congressos, simpósios, palestras e feiras corporativas que movimentam o setor e aumentam a demanda por locação de equipamentos.
Outra época bem rentável para o negócio é o período de campanhas eleitorais. A cada dois anos, os comícios de candidatos a cargos políticos lotam as reservas de locação de equipamentos. Neste período, a demanda pelo serviço é muito maior do que a oferta, elevando o preço médio por locação e, consequentemente, incrementando a lucratividade do negócio.
Devido ao risco intrínseco ao negócio, recomenda-se a realização de ações de pesquisa de mercado para avaliar a demanda e a concorrência. Seguem algumas sugestões:
· Pesquisa em fontes como prefeitura, guias, IBGE e associações de bairro para quantificação do mercado alvo;
· Pesquisa a guias especializados e revistas de organização de eventos. Trata-se de um instrumento fundamental para fazer uma análise da concorrência, selecionando concorrentes por bairro, faixa de preço e especialidade;
· Visita aos concorrentes diretos, identificando os pontos fortes e fracos dos estabelecimentos que trabalham no mesmo nicho;
· Participação em seminários especializados.

Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Estrutura

Para uma estrutura mínima, com um escritório para atendimento a clientes, estima-se ser necessário um galpão de 200 m², com flexibilidade para ampliação conforme o desenvolvimento do negócio.
O local de trabalho deve ser limpo e organizado. O piso, a parede e o teto devem estar conservados e sem rachaduras, goteiras, infiltrações, mofos e descascamentos. O piso deve ser de alta resistência e durabilidade, além de fácil manutenção. Paredes pintadas com tinta acrílica facilitam a limpeza. Texturas e tintas especiais na fachada externa personalizam e valorizam o ponto.
Sempre que possível, deve-se aproveitar a luz natural. No final do mês, a economia da conta de luz compensa o investimento. Quanto às artificiais, a preferência é pelas lâmpadas fluorescentes.
Profissionais qualificados (arquitetos, engenheiros, decoradores) poderão ajudar a definir as alterações a serem feitas no imóvel escolhido para funcionamento da loja, orientando em questões sobre ergometria, fluxo de operação, design dos móveis, iluminação, ventilação, etc.

Locação de equipamentos para eventos

Pessoal

O número de funcionários oscila de acordo com o tamanho do empreendimento. Para uma microempresa de locação de equipamentos para eventos, bastam o empreendedor, uma assistente para cuidar das tarefas administrativas e alguns operadores técnicos. Dependendo do volume de eventos, mais operadores podem ser contratados para trabalhar por evento, sob a supervisão técnica de um funcionário da empresa.
O empreendedor deve ser exigente na contratação do pessoal terceirizado. Além do conhecimento técnico do equipamento, experiência na área, boa educação e prestatividade são qualidades indispensáveis aos profissionais envolvidos no evento. É fundamental formar um banco de talentos composto por profissionais confiáveis e versáteis.

Normalmente, o escritório funciona em horário comercial de 10h às 18h. Dependendo do movimento e da época do ano, pode ser necessária a ampliação do horário de atendimento. Esta expansão do negócio precisa ser planejada conforme o aumento da receita.
O atendimento é um item que merece atenção especial do empreendedor, visto que nesse segmento de negócio o vendedor precisa lidar com clientes perfeccionistas e organizadores de eventos exigentes.
A qualificação de profissionais aumenta o comprometimento com a empresa, eleva o nível de retenção de funcionários, melhora a performance do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal. O treinamento dos colaboradores deve desenvolver as seguintes competências:
· Capacidade de percepção para entender e atender as expectativas dos clientes;
· Agilidade e presteza no atendimento;
· Capacidade de apresentar e vender os produtos da empresa;
· Motivação para crescer juntamente com o negócio.
Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.
O empreendedor pode participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e sintonizado às tendências do setor. O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados. 

Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Investimentos

O investimento varia muito de acordo com a quantidade e o tipo de equipamento adquirido. Além disso, o montante inicial vai variar de acordo com a cotação do dólar (já que a grande maioria dos equipamentos é importada), com a taxa de juros (muitos equipamentos são financiados) e com o grau de atualização tecnológica das máquinas. Apesar de todas estas variáveis, é possível afirmar que uma empresa de locação de equipamentos para eventos exige um investimento mínimo inicial estimado em torno de R$ 200 mil.
Uma forma de reduzir o valor do investimento inicial é adquirir equipamentos sob a forma de leasing. Trata-se de uma modalidade de crédito em que o empreendedor desembolsa um valor mensal, semelhante a um aluguel do equipamento. Ao fim do contrato, o empreendedor pode optar por adquirir a máquina, abatendo os valores já pagos, ou renovar o contrato de arrendamento mercantil.
Para uma informação mais apurada sobre o investimento inicial, sugere-se que o empreendedor utilize o modelo de plano de negócio disponível no Sebrae.

Como Abrir - Montar uma locadora de equipamentos para eventos

Equipamentos

Os equipamentos adquiridos representam a alma do negócio da empresa. O empreendedor deve planejar com cuidado a aquisição e renovação dos equipamentos que serão locados, conforme a demanda do mercado. Os equipamentos para eventos mais utilizados são:
· Computador;
· Notebook.
· Hub.
· Switcher.
· Monitor LCD.
· Impressora multifuncional.
· Televisão de plasma e LCD.
· Reprodutor de CD e DVD.
· Data-show.
· Telão.
· Videowall.
· Rádio comunicador.
· Mesa de som.
· Caixa acústica.
· Ventilador.
· Amplificador.
· Subwoofer.
· Microfone de mesa e lapela.
· Iluminação.
· Câmera de vídeo.
· Palco modular.
· Box truss.
· Aparelho de tradução simultânea.
Como muitos equipamentos são importados e os manuais são em inglês, é recomendável confeccionar cartilhas, manuais e vídeos em português, com demonstrações sobre a correta utilização dos equipamentos. Capacitação de funcionários com fornecedores e com assistências técnicas também contribui para o prolongamento da vida útil do equipamento e para a redução dos custos de manutenção.

Fonte:
http://www.sebrae.com.br/
Procure o Sebrae mais próximo para maiores informações. O Sebrae é o ponto de apoio para micro e pequenos empreendedores.